Para crecer, una empresa debe dividirse en diferentes polos y crear numerosos sistemas : gestión de la energía, gestión de la calidad, del medio ambiente, etc. Para mejorar estos sistemas, las auditorías regulares son indispensables. Y para tener éxito en estas auditorías… ¡La norma ISO 19011 está ahí!
¿Para qué sirve? ¿Quién está afectado? ¿Cómo utilizarla mejor? Nuestras explicaciones.
La norma ISO 19011, en pocas palabras
La ISO 19011 proporciona las directrices para auditar los sistemas de gestión de una organización. Del principio de la auditoría a su realización, pasando por su gestión o incluso las competencias indispensables de las personas implicadas: ¡todo está ahí!
💡 Para saber: las normas ISO (Organización Internacional de Normalización) fijan referenciales y métodos, para numerosos procesos de empresa y organizaciones.
💡 Para leer también: Las normas ambientales: guía práctica para elegirlas y utilizarlas.
Antes que nada… Un poco de vocabulario para comprender mejor
Cuanto más crece una empresa, más utiliza procesos. ¿Qué es? Se trata de definir etapas, repetidas sistemáticamente. Un poco como un tren que avanza sobre raíles: no hay necesidad de reflexionar, se sabe qué hacer para llegar a destino.
Estos procesos son gestionados por los sistemas de gestión. Es la manera en que la empresa se organiza para definir los buenos procesos, y optimizarlos en continuo. A menudo, se encuentra el ciclo PDCA: plan - do - check - act, o planificación, acción, control, mejora.
Estos sistemas de gestión, también llamados sistemas de gestión, pueden estar encuadrados por normas.
Algunos ejemplos bien conocidos:
- Gestión de la calidad - ISO 9001
- Gestión ambiental - ISO 14001
- Gestión de la estrategia RSE y desarrollo sostenible - ISO 26000
- Gestión de la energía - ISO 50001
- Etc.
Estos sistemas de gestión deben ellos mismos estar estructurados y mejorados regularmente ! Es ahí donde intervienen las auditorías. Se trata de controlar el estado actual para identificar las pistas de optimización.
💡 La auditoría es un « Proceso metodológico, independiente y documentado, que permite obtener pruebas objetivas y evaluarlas para determinar en qué medida los criterios de auditoría son satisfechos. » Definición extraída de la norma ISO 19011.
La auditoría de los sistemas de gestión, una clave de mejora continua
Cada sistema de gestión puede ser mejorado gracias a las acciones:
- recomendadas en los requisitos de una norma específica;
- identificadas durante una auditoría que respeta las recomendaciones de la ISO 19011.
La auditoría permite asegurarse de la eficacia del sistema puesto en marcha - respondiendo por ejemplo a las siguientes preguntas.
- ¿El sistema de gestión respeta los requisitos de su norma específica? ¿Podemos pretender a una certificación?
- ¿Permite alcanzar los objetivos fijados por las partes interesadas? ¿Y los requisitos legales?
- ¿Algunas etapas podrían ser mejoradas, para alcanzar mejor los objetivos o gastar menos recursos?
Mejorar la auditoría de los sistemas de gestión: ¿para quién y por qué?
¿Para quién?
La norma ISO 19011 se dirige a todos los organismos que se basan en sistemas de gestión, y desean auditarlos (en interno o externo); pero también los organismos que auditan otras estructuras.
Tenga en cuenta: las recomendaciones se aplican a todos los sistemas de gestión desde la actualización de 2018.
Dentro de estas estructuras, el documento se dirige a:
- A los auditores o gerentes de auditoría que trabajan en estructuras independientes.
- A los auditores o gerentes de auditoría dentro de la empresa auditada.
- A las organizaciones de formación de auditores.
Los objetivos de la norma
El objetivo principal: permitir que la empresa realice auditorías eficaces y uniformes de sus sistemas de gestión.
Para ello, es necesario:
- definir bien los objetivos de la auditoría para orientar los controles y ahorrar recursos
- evitar acciones redundantes, especialmente en el caso de que se auditen varios sistemas
- ahorrar tiempo
- reducir los riesgos e inconvenientes relacionados con la auditoría (pérdida de tiempo, parada de actividad, etc.)
- producir informes de auditoría claros, completos, unificados, por lo tanto realmente útiles.
¡Esto resulta, por supuesto, en sistemas de gestión optimizados!
En pocas palabras:
- mejor calidad de los resultados: para los productos y servicios finales, así como para el funcionamiento interno (salud y seguridad, impacto ambiental, etc.)
- ahorro de tiempo, energía y dinero a diario
- la posibilidad de optar a una certificación.
Una empresa que optimiza sus procesos de gestión es una empresa que funciona mejor! Mejorar los resultados con menos esfuerzo.
El contenido de la ISO 19011
Una visión general del contenido
Se pueden distinguir 3 grandes ejes de recomendaciones:
- Los principios de la auditoría y aportes teóricos?
- Todas las etapas, en detalle, para llevar a cabo un programa de auditoría: desde su concepción hasta su realización, pasando por su gestión o incluso la redacción de los informes.
- Las competencias y conocimientos necesarios para los auditores y responsables del proyecto, así como las directrices para evaluar las aptitudes de las personas concernidas. La norma detalla igualmente los principios fundamentales que debe adoptar el auditor: deontología, confidencialidad, independencia, enfoque basado en pruebas, etc.
Las normas ISO son reevaluadas y actualizadas cada 5 años. La ISO 19011 fue creada en 2002, actualizada en 2011 y luego en 2018. ¡El contenido se ha enriquecido considerablemente! En particular, la versión de 2018 permite auditar todos los sistemas de gestión, mientras que la versión 2002 solo concernía a la gestión de la calidad y del medio ambiente.
Los diferentes tipos de auditorías concernidas
El documento detalla 3 grandes tipos de auditoría:
- Las auditorías de primera parte. Se trata de un control interno: el equipo de auditoría forma parte de la organización auditada. Permite asegurarse de la eficacia de los sistemas de gestión, para mejorarlos continuamente.
- Las auditorías de segunda parte. Se trata de la evaluación de los proveedores externos y otras partes externas, un control que puede mejorar toda la cadena de valor.
- Las auditorías de tercera parte realizadas por un organismo independiente. Este tipo de auditoría permite obtener las certificaciones sobre los sistemas de gestión auditados, o probar las conformidades legales y reglamentarias.
Extracto de la norma 19011
¿Se puede optar a una certificación ISO 19011?
La ISO 19011 no da lugar a una certificación en sí misma. En cambio, las auditorías realizadas siguiendo los requisitos de la norma pueden llevar a una certificación del sistema de gestión… A condición de que esta evaluación sea realizada por un organismo tercero e independiente.
Ahora ya sabe para qué sirve la norma ISO 19011. Entonces, ¿qué sistemas de gestión va a auditar y mejorar? Para profundizar, descubra las normas ambientales más pertinentes para su estrategia RSE.
Fuentes
- ISO 19011:2018 - Directrices para la auditoría de sistemas de gestión, Comité técnico: ISO/TMBG Oficina de gestión técnica, julio de 2018.
- Extracto de la ISO 19011:2018, Comité técnico: ISO/TMBG Oficina de gestión técnica, julio de 2018.
¿Qué es la norma ISO 19011?, InfoNet, 2020, consultado en enero de 2022.
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